10 erros comuns de comunicação e como evitá-los

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20 de abril de 2019
Última modificação: 20 de abril de 2019

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Categorias: Blog, Carreira, Melhoria de Processos

10 erros comuns de comunicação e como evitá-los

Pode ser embaraçoso cometer erros na comunicação. Por exemplo, se você enviar um e-mail sem verificá-lo e depois perceber que ele continha um erro, você pode acabar com uma aparência desleixada e pouco profissional. Mas outros erros de comunicação podem ter consequências mais sérias. Eles podem manchar sua reputação, incomodar os clientes ou mesmo levar a perda de receita.

Neste artigo, analisaremos 10 erros comuns de comunicação e o que você pode fazer para evitá-los.

Erro 1: Não editando seu trabalho

Erros ortográficos, tom e gramaticais podem fazer você parecer descuidado. É por isso que é essencial verificar todas as suas comunicações antes de enviá-las. Não confie em corretores ortográficos: eles não pegam palavras que são usadas incorretamente. Em vez disso, revise seu trabalho e use um dicionário para procurar qualquer palavra sobre a qual não tenha certeza. Talvez seja útil fazer uma lista de palavras e frases que você acha difícil obter corretamente.

Pode ser difícil ver erros no seu próprio trabalho, portanto, considere pedir a um colega que examine os principais documentos antes de distribuí-los. Como alternativa, leia seu trabalho em voz alta – isso facilita a identificação de erros de digitação e de tom. Depois, dedique-se a refletir sobre o documento e fazer as alterações finais.

Dica: Se você quer se tornar um melhor comunicador, leve em consideração como são suas habilidades de comunicação. Teste para descobrir onde você brilha e onde você precisa melhorar.

Erro 2: Entrega de notícias ruins por e-mail

Você anunciaria demissões para sua equipe por e-mail ou mensagens instantâneas? Canais de comunicação escrita não permitem que você amole mensagens difíceis com dicas não-verbais (como linguagem corporal) e elas não permitem que você lide imediatamente com emoções intensas.

Se você precisa dar más notícias, faça isso pessoalmente e pense com cuidado sobre como fazer isso com sensibilidade, de modo que possa transmitir sua mensagem, mas ao mesmo tempo minimizar sua chateação a longo prazo.

Quando você entrega uma mensagem difícil pessoalmente, é mais fácil perceber sinais de que as pessoas entenderam mal partes importantes de sua mensagem ou que elas levaram as informações em particular. Você pode, então, tomar medidas para esclarecer sua mensagem ou ajudar as pessoas a lidar com as notícias difíceis.

Erro 3: Evitando conversas difíceis

Em algum momento, você precisará dar um feedback negativo. É tentador tentar evitar essas conversas, mas isso pode causar mais problemas – por exemplo, você pode descobrir que um pequeno problema se transformou em um grande problema.

A preparação é a chave para lidar com conversas difíceis. Aprenda a fornecer um feedback claro e acionável e use ferramentas como a técnica Situação – Comportamento – Impacto para incentivar seu pessoal a refletir sobre o comportamento dele.

Você também pode querer encenar sua conversa primeiro para que você se sinta confiante em suas palavras e em sua linguagem corporal.

Erro 4: Não sendo assertivo

Assertividade é sobre declarar o que você precisa, considerando os desejos e necessidades dos outros. Você nem sempre consegue o que quer quando é assertivo, mas tem uma melhor chance de fazê-lo ou de chegar a um acordo, porque você esclareceu suas necessidades. Assertividade também significa dizer “não” quando você precisa.

Erro 5: Reagindo e não respondendo

Você já gritou com um colega frustrado ou enviou uma resposta sucinta a um e-mail sem pensar? Se assim for, é provável que você tenha reagido emocionalmente, em vez de responder com calma.

Esse tipo de reação emocional pode prejudicar sua reputação. Você pode incomodar as pessoas com suas emoções fortes e dar a impressão de que você não tem autocontrole e inteligência emocional.

Nota: Assertividade não é o mesmo que agressão. Quando você é agressivo, você se esforça para seguir seu próprio caminho sem pensar nos direitos, desejos e necessidades dos outros.

Erro 6: Não se preparando minuciosamente

Apresentações, relatórios ou e-mails mal preparados frustram seu público e podem, com o tempo, prejudicar sua reputação. É por isso que é essencial preparar e planejar suas comunicações cuidadosamente.

Primeiro, reserve um tempo para planejar sua comunicação completamente. Considere o uso de ferramentas como o Triângulo Retórico e a Sequência Motivadora de Monroe para criar uma mensagem convincente, inteligente e convincente que apele às emoções do seu público, bem como ao seu intelecto.

Deixe um tempo para revisar, encontrar imagens e verificar se os documentos são compatíveis com o software do seu público. Então, se você estiver fazendo um discurso ou uma apresentação, ensaia completamente, para que você seja fluente e inspirador.

Erro 7: Usar uma abordagem “tamanho único para todos” à comunicação

Se você usar uma abordagem “de tamanho único” para comunicação, poderá ignorar as diferentes personalidades, necessidades e expectativas das pessoas. Na verdade, suas comunicações precisam abordar essas diferenças o máximo possível.

Se você está preparando uma apresentação, certifique-se de que você aprecia que as pessoas tenham diferentes estilos de aprendizado e que você as atenda. Isso significa que todos – desde aqueles que aprendem melhor lendo para aqueles que preferem uma abordagem mais prática – podem se beneficiar da sua sessão.

Erro 8: Não manter uma mente aberta ao conhecer novas pessoas

O local de trabalho de hoje é um caldeirão de etnias, religiões, idades, orientações sexuais, habilidades e pontos de vista. Essas diferenças criam uma rica tapeçaria de experiências e opiniões que podem melhorar muito nossas vidas.

No entanto, pode ser tentador estereotipar novos colegas ou clientes ou fazer suposições sobre eles com base em apenas algumas informações. Isto é especialmente verdadeiro se você não teve muito tempo para conhecê-los bem. Suposições inibem a comunicação aberta, porque você não considera o histórico, personalidade e experiência únicos da outra pessoa. Com o tempo, isso pode comprometer seu relacionamento com eles.

Reserve tempo para ouvir quando você encontrar alguém novo. Dê-lhes espaço para falar sobre seus pontos de vista e reserve um tempo para absorvê-los.

Aprenda como gerenciar as diferenças culturais, para que você leve em consideração as necessidades e expectativas de cada pessoa. Se você costuma trabalhar com pessoas do exterior, explore a ideia de inteligência cultural, para que possa começar a adaptar seu comportamento quando se deparar com pessoas de diferentes culturas.

Erro 9: Supondo que sua mensagem foi entendida

Sempre tome tempo para verificar se as pessoas entenderam sua mensagem. Por exemplo, quando você envia um e-mail, pode incentivar as pessoas a responder perguntas ou responder, caso elas não tenham entendido parte da sua mensagem. Ou, se você fez uma apresentação, construa a tempo para as pessoas discutirem seus pontos principais ou deixar tempo para perguntas no final.

Dica: Para verificar se você foi entendido corretamente, use perguntas abertas que começam com “como”, “por que” ou “o quê”. Elas incentivam a reflexão e ajudam os membros da sua audiência a explicar o que eles, pessoalmente, tiraram da sua comunicação.

Erro 10: Acidentalmente violando a privacidade de outros

Você já enviou um e-mail confidencial para a pessoa errada ou enviou um anexo incorreto? Esses tipos de erros podem causar sérios problemas comerciais, violar a privacidade das pessoas e causar constrangimento e confusão.

Para evitar esses problemas, escreva mensagens confidenciais antes de selecionar o destinatário e, em seguida, verifique seu endereço de e-mail. Se o seu programa de e-mail preencher automaticamente os endereços de e-mail, você poderá desativar esse recurso para poder escolher conscientemente o destinatário certo.

Talvez você ache útil redigir esses e-mails em um documento de processamento de texto ou em um e-mail em branco e depois colá-lo em uma nova mensagem. Dessa forma, você não incluirá acidentalmente nenhuma informação das mensagens anteriores.

E, se você estiver enviando um anexo confidencial ou sensível, verifique se não há “alterações monitoradas” ou comentários e verifique se está enviando a versão correta.

Pontos chave

Todos cometem erros de comunicação de tempos em tempos. No entanto, você protegerá sua reputação se evitar os erros mais comuns. Isso inclui não editar seu trabalho, violar acidentalmente a privacidade das pessoas ao encaminhar e-mails e não ser assertivo.

A chave para uma boa comunicação é pensar nas necessidades do seu público. Prepare cada e-mail, documento e apresentação com cuidado e tenha tempo para verificar.

Acima de tudo, lembre-se de que a comunicação é um processo bidirecional. Esteja preparado para perguntas e ouça o que seu público tem a dizer.

Com o tempo, você descobrirá que evitar esses erros comuns de comunicação aumentará muito a qualidade de suas mensagens, sua reputação, suas relações de trabalho e sua satisfação no trabalho.

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