O que é o sistema SAP? Como ele funciona?

Sistema SAP ERP
20 de junho de 2020
Última modificação: 20 de junho de 2020

Autor: Guilherme Mendes
Categorias: Blog

O sistema SAP

Em geral, as empresas são compostas por diversas áreas que, muitas vezes, apesar de não possuírem muito contato depende de informações, como por exemplo um setor de produção que depende da compra de uma determinada matéria-prima, mas para que seja possível comprá-la é necessário a liberação de verba do setor financeiro. Ou seja, estamos envolvendo nesta brincadeira 3 áreas: compras, produção e financeiro. Acontece que o contato entre essas áreas exige atenção e dados em um alto nível de detalhes pois muitas vezes até existe aquela matéria prima na empresa, porém como não há um padrão de registro que centraliza essas informações, acontecem desperdícios de tempo, dinheiro, mão-de-obra e muitos outros. Para resolver esse problema existe o sistema SAP ERP.

Já imaginou um sistema integrado que centraliza as informações de todas as áreas, podendo ser consultado a medida em que necessário? Pois bem, esta é uma das principais funções de um sistema SAP. Neste artigo, vamos conferir o que é esse importante e tão falado sistema, como funciona, qual a sua importância, além de vantagens e algumas curiosidades.

O que é o sistema SAP (SAP ERP)?

O sistema SAP é um famoso sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP – Enterprise Resources Planning). Ele recebeu esse nome por conta de seu fabricante: A SAP.

Se você não sabe o que é ERP, confira também:

A SAP é um dos principais produtores mundiais de software para gerenciamento de processos de negócios, desenvolvendo soluções que permitem o processamento eficaz de dados e o fluxo de informações nas organizações. SAP significa aplicativos e produtos de sistemas em processamento de dados (Systems Applications and Products in Data Processing).

O sistema SAP consiste em vários módulos totalmente integrados, que cobrem praticamente todos os aspectos do gerenciamento de negócios. As principais características do SAP podem ser resumidas nos seguintes conceitos:

  • É um sistema feito sob medida;
  • Modular;
  • Informações on-line;
  • Hierarquia de informações;
  • Integração com diversas áreas da empresa;

Como o sistema SAP ERP funciona?

O sistema SAP ERP é geralmente organizado em uma arquitetura cliente-servidor de três camadas. Essa configuração é recomendada porque permite flexibilidade e maior escalabilidade. As três camadas usadas pelo software SAP ERP incluem: a camada de apresentação, a camada do aplicativo e a camada do banco de dados.

1ª Camada: SAP GUI

A camada de apresentação fornece ao usuário a interface gráfica do usuário SAP (SAP GUI). A GUI do SAP pode ser instalada em qualquer computador que use o sistema operacional Microsoft Windows ou Mac OS. A GUI do SAP é o ponto de comunicação entre o usuário e o sistema SAP ERP.

2ª Camada: SAP ERP

A camada do aplicativo é o núcleo do sistema SAP ERP. Essa camada é responsável pelo processamento de transações do cliente, execução da lógica de negócios, execução de relatórios, monitoramento do acesso ao banco de dados, impressão de trabalhos e comunicação com outros aplicativos.

3ª Camada: Banco de dados

A camada do banco de dados é onde os dados gerados pelos negócios – ou objetos de dados criados pelos usuários através de diferentes processos de negócios – e os programas de aplicativos SAP são armazenados. O desempenho dessa camada finalmente decide a escalabilidade de todo o sistema SAP ERP, já que cada sistema geralmente é implantado usando uma instância de banco de dados.

Além desse detalhamento, existem vários módulos de aplicativos que compõem o sistema SAP ERP. Cada módulo foi projetado para acomodar os programas de aplicativos SAP e dados comerciais específicos relacionados a uma área específica de negócios. Os módulos funcionais da SAP incluem:

  • Gerenciamento de capital humano (SAP HCM);
  • Planejamento de produção (SAP PP);
  • Administração de materiais (SAP MM);
  • Sistema de projeto (SAP PS);
  • Vendas e distribuição (SAP SD);
  • Manutenção (SAP PM);
  • Finanças e controle (SAP FICO);
  • Gerenciamento de qualidade (SAP QM).

Para que serve o sistema SAP?

Os modelos de negócios tradicionais geralmente envolvem gerenciamento de dados descentralizado, com cada função de negócios armazenando dados sobre suas operações em um banco de dados separado. Isso significa que funcionários de outras funções comerciais não podem acessar as informações e a duplicação de dados em vários departamentos aumenta os custos de armazenamento de TI e o risco de erros nos dados.

Ao centralizar o gerenciamento de dados, o software SAP fornece uma visão única da verdade usada por várias funções de negócios. Isso ajuda as empresas a gerenciar melhor processos de negócios complexos envolvendo diferentes departamentos, fornecendo aos funcionários acesso a informações em tempo real em toda a empresa. Como resultado, as empresas podem acelerar os fluxos de trabalho, melhorar a eficiência operacional, aumentar a produtividade, aprimorar as experiências dos clientes – e, finalmente, aumentar os lucros.

Exemplo de Situacional

Vamos supor que um determinado produto esteja sem estoque e a equipe de vendas se aproxime da equipe de planejamento da produção para fabricar o produto para uso futuro. A equipe de planejamento da produção verifica a disponibilidade das matérias-primas necessárias.

Em um sistema descentralizado, as informações da matéria-prima são armazenadas separadamente pelo Planejamento da produção e pelo Departamento de estoque. Assim, o custo de manutenção de dados (neste caso, matéria-prima) aumenta.

Quando a equipe de vendas verifica uma matéria-prima específica necessária para fabricar o produto, mostra que a matéria-prima está disponível conforme o estoque, mas conforme o banco de dados da equipe de planejamento da produção, a matéria-prima está fora de estoque. Então, eles vão em frente e compram a matéria-prima. Assim, o material e o custo do estoque aumentam.

Uma vez que a matéria-prima esteja disponível, o departamento de chão-de-fábrica percebe subitamente que estão com falta de trabalhadores. Eles abordam o RH, que por sua vez contrata funcionários temporários a taxas mais altas do que o mercado. Assim, o custo do trabalho aumenta.

O departamento de planejamento da produção falha ao atualizar o departamento financeiro sobre os materiais adquiridos. O departamento financeiro adia o prazo de pagamento estabelecido pelo fornecedor, causando a perda de reputação da empresa e até mesmo “convidando” uma possível ação legal.

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Percebe as vantagens de um software como o SAP? Mas como tudo na vida, não possui apenas vantagens, vamos conferir?

Vantagens e desvantagens do sistema SAP ERP

As vantagens do SAP ERP incluem:

  • A padronização dos processos de negócios de uma organização;
  • A capacidade de integrar-se com outros sistemas de terceiros e executar serviços em toda a empresa;
  • A flexibilidade de criar regras personalizadas com a estrutura SAP que define os parâmetros para transações;
  • Vários recursos analíticos – como relatórios e tomada de decisões – que permitem à SAP atender às necessidades de várias empresas complexas e organizações governamentais;

As desvantagens do SAP ERP incluem:

  • O alto custo de compra e implementação do programa, incluindo a compra de software e hardware, custos de mão de obra de funcionários internos de TI e consultores externos, custos de treinamento de funcionários e custos residuais de manutenção de software e atualizações periódicas.
  • A complexidade do sistema significa que a maioria das empresas implementará apenas um recurso do software SAP ERP por vez, fazendo com que a implementação completa do software leve vários anos.

Conclusão

Nota-se a importância de um sistema ERP como o SAP em empresas de médio a grande porte. A falta de um banco de dados de informações centralizadas pode acarretar em aumentos nos custos dos produtos e consequentemente, num aumento dos preços de vendas.

Com a implementação ERP, aumenta-se a padronização dos processos e controle de recursos, isso é um importante aliado na implementação da metodologia Seis Sigma. Vimos também que a redução de desperdícios é outro fator crucial da implementação ERP, o que pode ser aliado ao Lean Manufacturing.

Entretanto, apesar de uma grande bagagem de vantagens que são oferecidas, os custos com uma implementação personalizada e manutenção destes sistemas são muito elevados. Vale a pena colocar na balança e verificar se é benéfico para sua empresa um sistema como este, verificando com pelo menos médio prazo, os seus proventos.

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