Kaizen: Significado e como funciona na prática

kaizen significado
29 de maio de 2020
Última modificação: 29 de maio de 2020

Autor: Leticia Albissu
Categorias: Blog, Lean

Kaizen é o significado de se obter todos os benefícios da melhoria contínua. Então, para aplicá-lo, pergunte-se: como a “mudança” acontece na sua organização? É através de grandes iniciativas ou faz parte da maneira como você continuamente trabalha?

Alguns tipos de mudança inevitavelmente precisam de um grande projeto, podendo requerer meses de trabalho duro, orçamentos consideráveis e muita disposição. Mas uma abordagem alternativa ou complementar para melhorar sistemas, processos e assim por diante é através de mudanças mais sutis e melhorias contínuas. No entanto essa abordagem, apesar de poderosa, é geralmente subvalorizada.

Depois que uma nova grande mudança acontece, talvez a implantação de um novo sistema ou estrutura, tudo fica perfeito? Os novos processos permanecerão firmes até a próxima grande mudança, alguns anos mais tarde? Podemos dizer com segurança que, certamente, não. De fato, se essa atitude fosse adotada, você provavelmente veria um declínio gradual nos benefícios após a melhoria inicial, à medida que surgissem ineficiências e más práticas.

Kaizen e Melhoria Contínua

Por outro lado, sempre há espaço para fazer pequenas melhorias, desafiar o status quo e ajustar processos e práticas diariamente. Na verdade, você e seus colegas provavelmente fazem isso semana após semana sem chamar de “mudança” ou mesmo “melhoria contínua”. Você já está obtendo benefícios reais da abordagem intuitiva à melhoria contínua. E com o tempo, todas essas mudanças incrementais se somam e causam um impacto positivo significativo em sua equipe e organização.

Nesse sentido, trazemos à tona uma abordagem para a melhoria contínua e incremental é chamada de kaizen. Originou-se no Japão e a palavra se traduz em mudança (kai) para o bem (zen).

O Kaizen é significado na crença filosófica de que tudo pode ser melhorado: algumas organizações analisam um processo e veem que ele está funcionando bem; enquanto isso as organizações que seguem o princípio do Kaizen veem um processo que pode ser aprimorado. Isso significa que nada é visto como um status quo – há esforços contínuos para melhorar que resultam em pequenas mudanças, muitas vezes imperceptíveis, ao longo do tempo.

Essas mudanças incrementais resultam em mudanças substanciais a longo prazo, sem ter que passar por nenhuma inovação radical. Pode ser uma maneira muito mais gentil e amigável para os funcionários de instituir as mudanças que devem ocorrer à medida que a empresa cresce e se adapta.

Compreendendo a abordagem do Kaizen

Como o Kaizen é significado mais de uma filosofia do que de uma ferramenta específica, sua abordagem aparece em muitos métodos diferentes de melhoria de processos, desde o Gerenciamento da Qualidade Total (TQM), até o uso de caixas de sugestões de funcionários. Sob o kaizen, todos os funcionários são responsáveis ​​por identificar as lacunas e as ineficiências e todos, em todos os níveis da organização, sugerem onde a melhoria pode ocorrer.

Por fim, essa é uma abordagem que se enquadra no Lean e na seguinte citação do Prof. Dr. Murilo FMS, Co-fundador da FM2S:

“O Lean é uma jornada. Aplicar o Lean não é apenas usar ferramentas, mas sim entender sua essência.”

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Mas se você já é familiarizado com essa filosofia e quer se aprofundar e aperfeiçoar na área, confira o Curso de Especialista Lean. Com a FM2S você não perde tempo!

Melhorias que o Kaizen proporciona

O Kaizen busca melhorias na produtividade, eficácia, segurança e redução de resíduos, e aqueles que seguem a abordagem geralmente ganham muito com isso:

  •  Menos desperdício – o inventário é usado com mais eficiência, assim como as habilidades dos funcionários;
  • A equipe fica mais satisfeita – elas têm um impacto direto na maneira como as coisas são feitas;
  • Compromisso aprimorado – os membros da equipe têm mais interesse em seu trabalho e estão mais inclinados a se comprometer em fazê-lo da melhor forma;
  • Mais retenção – as pessoas satisfeitas e engajadas têm maior probabilidade de permanecer na sua equipe;
  • Melhor competitividade – o aumento da eficiência tende a contribuir para custos mais baixos e produtos de maior qualidade;
  • Maior satisfação do cliente – que é proveniente de produtos de alta qualidade e com menos falhas;
  • Solução aprimorada de problemas – analisar os processos da perspectiva de soluções permite que os funcionários resolvam problemas continuamente e adotem essa conduta como cultura;
  • Equipes aprimoradas – trabalhar em conjunto para resolver problemas ajuda a criar e fortalecer as equipes existentes.

Outro termo japonês associado ao kaizen é muda, que significa desperdício. Em suma, o Kaizen visa reduzir o desperdício, eliminando a superprodução, melhorando a qualidade, sendo mais eficiente, tendo menos tempo ocioso e reduzindo atividades desnecessárias. Tudo isso se traduz em economia de dinheiro e transforma perdas potenciais em lucros.

A filosofia kaizen foi desenvolvida para melhorar os processos de fabricação, e é um dos elementos que levou ao sucesso da fabricação japonesa por meio de alta qualidade e baixos custos. No entanto, você também pode obter os benefícios da abordagem kaizen em muitos outros ambientes de trabalho, tanto no nível pessoal quanto em toda a equipe ou organização.

Kaizen: significado de Redução de Desperdício

Grande parte do foco no kaizen está na redução de “desperdício” e esse desperdício assume várias formas:

  • Movimento – movimentação de materiais antes que um valor adicional possa ser adicionado a eles;
  • Tempo gasto em espera – nenhum valor está sendo adicionado durante esse período);
  • Defeitos – que exigem retrabalho ou que se jogue fora o que foi produzido;
  • Excesso de processamento – fazendo mais com o produto do que o necessário para fornecer ao “cliente” o valor máximo por dinheiro;
  • Variações – produzindo soluções sob medida, sendo que o padrão também funcionaria.

Para entender melhor como ocorrem esses desperdícios na prática, em se tratando da filosofia do Lean, confira nosso post de Quarentena Lean, que apresenta exemplos interessantes.

A tabela abaixo mostra alguns exemplos dessas formas de desperdício em um ambiente de escritório:

Forma de desperdício

      Exemplos

   Movimento

  • Pessoas que se deslocam entre edifícios para reuniões quando uma teleconferência pode agregar o mesmo valor;
  • O movimento “mental” também pode ser um tipo de desperdício, onde as pessoas são distraídas para mudar de um trabalho para outro, antes que o primeiro trabalho seja concluído. Tente se concentrar em um tipo de tarefa por um período de tempo, como planejamento, pensamento de trabalho, e-mail e telefonemas. Use um log de atividades ou um registro de interrupção para identificar com que frequência você está alternando entre os tipos de trabalho;
  • Um exemplo desse movimento mental é ter que abrir um arquivo ou banco de dados para procurar os principais números de telefone usados ​​todos os dias. Nesse caso, pode ser mais rápido imprimi-los e fixá-los na parede.

   Tempo

  • Esperando os que chegarem atrasados ​​nas reuniões – sempre inicie as reuniões com pontualidade, por cortesia àqueles que forem rápidos, e para incentivar a boa pontualidade;
  • Procurando documentos no seu sistema de arquivos ou e-mail, porque você não criou um conjunto de pastas que permite encontrar rapidamente as coisas.

   Defeitos

  • Um gerente reescreveu um relatório porque não havia instruído ou treinado adequadamente um membro júnior da equipe para fazê-lo;
  • Refazer ou descartar o trabalho porque você o fez sem a devida pesquisa ou antes de tomar as principais decisões que afetaram a base do seu trabalho.

   Super processamento

  • Gastar tempo adicionando cores a um documento ou relatório, sendo que será impresso em preto e branco;
  • Material de leitura com mais detalhes do que o necessário. Veja nosso post sobre estratégias de leitura para saber mais sobre isso;
  • Convidar mais pessoas para as reuniões do que o necessário. Limite as reuniões àqueles que devem estar envolvidos na tomada de decisões. Outros podem ser informados posteriormente sobre o que foi decidido.

   Variações

  • A produção de um relatório especialmente para um grupo quando um relatório que você prepara regularmente para outro público atenderia às necessidades deles se outro campo fosse adicionado;
  • Criando novos documentos quando você pode configurar e usar um modelo padrão.

Usando o Kaizen

Aqui está nossa abordagem sugerida para usar o pensamento kaizen por conta própria ou com sua equipe:

  1. Mantenha um registro de idéias sobre coisas que parecem ineficientes ou que você gostaria de melhorar. Muitas vezes, é mais fácil identificá-las no calor do momento do que em reflexos frios;
  2. Uma vez por mês, dedique algum tempo a identificar áreas onde há “desperdício” na maneira como você ou sua equipe estão trabalhando. Use o registro de suas idéias como entrada, mas também pense na imagem mais ampla e em suas maneiras gerais de trabalhar. Analise cada um dos tipos de resíduos listados acima como uma lista de verificação. Como o “desperdício” poderia ser eliminado? Como as coisas poderiam ser melhoradas?
  3. Planeje quando você fará essas alterações. Você precisa encontrar um equilíbrio entre continuar fazendo as melhorias imediatamente (para que a área de resíduos não se torne um problema maior) e evitar a “sobrecarga de alterações”. É especialmente importante levar em consideração o impacto ou a confusão que isso pode causar a outras pessoas, o que, por sua vez, pode fazer com que elas evitem adotar a mudança. E uma ótima maneira de avaliar o impacto das alterações que você está considerando é usar a Ferramenta de Análise de Impacto;
  4. Se as alterações afetarem outras pessoas, consulte-as sobre os novos arranjos e ouça seus comentários!

Kaizen é significado, também, de Trabalho em Equipe

Kaizen é algo de que você pode se beneficiar rapidamente como indivíduo, mas abraçar as idéias e a abordagem com sua equipe exigirá um esforço conjunto. Aqui estão algumas sugestões para ajudar a trabalhar o kaizen com sua equipe:

  • Aprenda, com sua equipe, mais sobre a filosofia do kaizen – isso ajudará a abraçar as ideias e a desenvolver uma abordagem participativa e baseada em equipe;
  • Desenvolva um processo de sugestão – como as ideias serão reunidas e avaliadas?
  • Estabeleça sua abordagem e controles gerais – em vez de as pessoas implementarem mudanças à vontade, tenha um sistema claro a seguir;
  • Recompense as boas ideias – isso porque, quanto mais ideias, mais o kaizen atua nas atitudes cotidianas dos funcionários.

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Conclusão

Kaizen é significado de filosofia que suporta mudanças contínuas e incrementais no processo que sustentam um alto nível de eficiência. Em um nível mais localizado, o Kaizen pode ajudá-lo a melhorar pessoalmente sua maneira de trabalhar, eliminando o “desperdício”. Enquanto isso, no nível organizacional, o kaizen pode ser uma poderosa abordagem de equipe que utiliza sugestões e envolvimento de pessoas de todos os níveis.

Assim, a ampla participação pode servir para melhorar o moral e a satisfação da equipe, tanto quanto melhora a produção, os custos e outras medidas difíceis. Se você optar por trazer o significado de Kaizen para o seu local de trabalho, ficará surpreso com o impacto que pequenas mudanças podem causar e como a cultura de melhoria contínua pode prosperar.

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